Hoe werkt onze Magento 2 boekhoudkoppeling?

Hoe werkt onze boekhoudkoppeling?

Al onze Magento 2 boekhoudextensies zijn via dezelfde structuur opgezet, vanuit dezelfde basis. Dit houdt in dat alle extensies dezelfde functionaliteiten ondersteunen. Het enige wat per koppeling verschilt, is de API-verbinding naar het boekhoudpakket wat u gebruikt. Bij het ontwikkelen van deze extensies hebben er wij rekening mee gehouden dat we Magento zo snel mogelijk houden voor uw bezoekers. Dit doen we door gebruik te maken van cronjobs en importwachtrijen. Lees verder voor meer informatie over onze module.

Na de installatie

Na de installatie wordt er een extra kolom aangemaakt in de databasetabel sales_invoice en sales_creditmemo. Hierin wordt bijgehouden of de factuur naar uw administratie is verzonden. Alle oude facturen van voor de installatie krijgen de status “Unkown”; deze worden ook niet automatisch na de installatie naar uw administratie geïmporteerd. Hierdoor weet u zeker dat er niks gebeurt met uw oude facturen en de administratie die al bestaat in uw boekhouding. Wel kunt u er voor kiezen om handmatig de oude facturen alsnog over te zetten.

Alle nieuwe facturen krijgen de status “Pending” en worden vanaf dat moment verwerkt door onze boekhoudkoppeling.

Verschillende import-methoden

In deze boekhoudextensie kunnen verschillende import-methoden gekozen worden:

Alleen Handmatig
Alleen Automatisch
Automatisch en Handmatig

Daarnaast kan er gekozen worden om gebruik te maken van een importwachtrij. Alle facturen worden dan op de achtergrond geïmporteerd zonder enige vertraging voor u of uw bezoekers. Voor de import queue kan gekozen worden om ingebouwde cronjob van Magento te gebruiken of om uw eigen cronjob te gebruiken (Command Line imports).

Natuurlijk kunt u er ook voor kiezen om facturen direct te laten importeren als dit wenselijk is.

Command Line Imports

Het is mogelijk om gebruik te maken van de cronjob van Magento of van uw eigen cronjob. Onze voorkeur gaat uit naar een eigen cronjob. Hiervoor zal wel een kleine aanpassing op uw server gedaan moeten worden, maar dit zorgt er voor dat alle imports Magento zo min mogelijk zullen vertragen. Na het aanmaken van de factuur of creditmemo wordt deze gemarkeerd als “Pending”. Magento doet nog niks met deze orders voor uw boekhouding en daarom zal er geen serversnelheid verloren gaan voor uw bezoekers. U kunt bijvoorbeeld s’nachts wanneer het rustig is automatisch alle facturen naar uw boekhouding verzenden doormiddel van een cronjob. De resultaten worden opgeslagen in een tekstbestand op uw server en komen in de order comment van Magento te staan. Daarnaast kunt u in de factuur en credit grid zien welke facturen correct verzonden zijn en welke mislukt zijn. Als een factuur mislukt doordat er bijvoorbeeld een storing bij uw boekhoudsoftware is dan kunt u deze allemaal via een commando opnieuw verzenden.

Wij gebruiken de volgende commando’s om de facturen naar uw boekhouding te verzenden:

*/2 * * * * bin/magento reeleezee:import –type=pending
*/5 * * * * bin/magento reeleezee:import –type=masspending
*/5 * * * * bin/magento reeleezee:import –type=failed

Wij raden aan om gebruik te maken van een lockfile zoals bijvoorbeeld lockrun. Dit zorgt er voor dat bij veel facturen de import nooit meer dan één keer kan draaien.

Mass Import

Via de facuur- en creditmemo-grid in Magento kan er een selectie gemaakt worden van meerdere facturen. Op deze manier kunt u handmatig facturen aan het einde van het kwartaal of jaar naar uw boekhouding zenden. Ook kunt u dit gebruiken als u overstapt van boekhoudpakket en alle facturen van een bepaalde periode wilt overzetten.

Belastingen

De Magento BTW-tarieven per product kunnen apart gekoppeld worden aan het BTW-tarief in uw boekhouding. Daarnaast kan voor de verzendkosten het BTW-tarief apart ingesteld worden. De verzendkosten worden als apart product toegevoegd aan uw administratiefactuur. Let op dat er voor sommige boekhoudingpaketten een afwijking in de werking kan zitten. Mocht u een erg ingewikkelde boekhouding hebben dan kan er eenvoudig maatwerk verricht worden om dit naar uw wensen te koppelen.

Logging

Er worden uitgebreide tekstbestanden bijgehouden in uw Magento var/log directory en bij elke order wordt in de order history de log weggeschreven met de import status naar uw boekhouding. Daarnaast heeft de invoice en credit grid een extra column waarin de export status zichtbaar is. Op deze manier kunt u eenvoudig zien of alles correct is bijgewerkt naar uw administratie.

Verdere mogelijkheden

Naast alle hierboven beschreven functies biedt onze boekhoudkoppeling nog veel extra opties om ervoor te zorgen dat deze aan uw wensen voldoet. Een paar voorbeelden:

Standaard Betaaltermijn (dagen)

Kies de betaaltermijn in dagen voor nieuwe facturen.

Factuurreferentie

Voeg facturen toe in uw administratie met het Magento ordernummer of factuurnummer.

Voeg alleen zichtbare producten toe

Maak de keuze om getItems of getAllVisibleItems aan een factuur toe te voegen.

Gebruik prijzen inclusief btw

Gebruik prijzen inclusief of exclusief BTW voor het toevoegen van producten.

Standaard BTW Tarief

Kies een standaard BTW-tarief voor producten en verzendkosten.

Grootboekrekening

Kies een grootboekrekening voor producten en verzendkosten.

Controle op dubbele facturen

Voor InformerOnline wordt in Magento het factuur ID opgeslagen; hiermee controleren wij of de factuur al in de administratie bestaat, zodat deze niet dubbel toegevoegd zal worden. Als een factuur gewist wordt dan kan deze weer opnieuw worden toegevoegd. Voor de andere boekhoudpakketten wordt gecontroleerd of de referentie al bestaat.

Heeft u nog vragen?

Neem contact met ons op!