Setup Yuki
1. Installeer uw nieuwe extensie zoals hier wordt uitgelegd.
2. Maak een API Key (Token) en haal uw administratie ID op. Hoe dit precies werkt, staat hier uitgelegd op de website van Yuki.
3. Navigeer in uw Magento webshop naar Stores -> Configuratie -> Magextensions.io -> Yuki
4. Laat module “enabled” nog uitstaan zodat u eerst alle instellingen goed kunt zetten.
5. De API Url moet https://api.yukiworks.nl/ws/Sales.asmx?wsdl zijn. Dit staat standaard ingevuld; controleer even of het klopt.
6. De API Token is de API Key die u heeft aangemaakt.
7. De administratie ID is het Yuki administratie ID waar de facturen in moeten komen.
8. Kies voor uw facturen en creditfacturen de gewenste importeermodus:
- Kies “alleen handmatig” als u volledige controle wilt hebben en de facturen één voor één of via een selectie vanuit de grid wilt importeren.
- Kies “automatisch” als u niet wilt dat u of uw collega’s facturen zelf handmatig kunnen importeren.
- Kies “automatisch en handmatig” als u wilt dat facturen automatisch worden toegevoegd, maar u soms ook handmatig een factuur opnieuw kunt toevoegen.
Command Line Import
U kunt ervoor kiezen om facturen via de ingebouwde cronjob van Magento te importeren, of via uw eigen Linux cronjob. Als u een eigen cronjob in kunt stellen, dan raden wij dit aan, omdat het import-proces dan zoveel mogelijk buiten de bestaande taken van Magento omloopt. Op deze manier zullen andere processen geen hinder ondervinden van de boekhoudkoppeling.
9. Bepaal of u command line import wilt gebruiken. Wij raden aan om deze op “Ja” te zetten.
Use Import Queue
Als deze optie aanstaat dan worden facturen niet direct geïmporteerd. Er wordt alleen een databaseveld aangepast zodat we weten welke facturen geïmporteerd gaan worden. Daardoor is uw webshop sneller. Als deze optie uitstaat dan worden facturen direct geïmporteerd nadat ze zijn aangemaakt.
10. Bepaal of u gebruik wilt maken van de importwachtrij. Wij raden aan deze op “Ja” te zetten.
11. Booking mode heeft op dit moment maar 1 optie
Verzending
Voor verzendingen wordt een apart product aangemaakt op uw Yuki factuur, dat bijvoorbeeld de hoeveelheid verzendkosten van een bestelling aangeeft. In de volgende stappen kunt u dit configureren:
12. Bij “Omschrijving verzendkosten” kunt u een naam kiezen voor dit product.
13. Bij “Standaard BTW tarief” dient u het BTW-tarief voor de verzendkosten in te vullen.
14. Bij “Standaard BTW-type” kunt u het BTW-type voor de verzendkosten invullen.
BTW-instellingen
Er kan gekozen worden voor een standaard BTW-tarief en -type. Dit wordt altijd gekozen als de Magento BTW-groep niet overeenkomt met die van Yuki. Heeft u bijvoorbeeld het 9% en 21% BTW-tarief in Magento dan moet dit correct gekoppeld worden met Yuki. Dit kunt u regelen in “product BTW-groep koppeling”. Als uw webshop maar één BTW-tarief heeft dan hoeven er geen koppelingen gemaakt te worden. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om bedragen incl. of excl. BTW te gebruiken.
15. Vul de BTW-instellingen naar wens in. Later moet dit goed getest worden.
Factuurinstellingen
U kunt een aantal instellingen configureren die bepalen hoe uw facturen eruit komen te zien en op welke manier het systeem met de facturen omgaat. Denk bijvoorbeeld aan het factuurnummer/de factuurreferentie: hiervoor kunt u gebruik maken van het Magento-ordernummer of van het factuurnummer. Voor creditmemos zetten wij automatisch “Credit” voor dit nummer. Ook kan ervoor gekozen worden om facturen niet direct vanuit Yuki naar klanten te versturen, maar een factuur eerst als concept te boeken.
16. Pas de factuurinstellingen aan naar uw wensen.
Testen
Als alles correct is ingesteld kunt u de module aanzetten. Wij raden aan om een testbestelling te plaatsen of om een bestelling handmatig toe te voegen in uw administratie. Het is belangrijk dat alle bedragen en BTW-tarieven goed kloppen. Vraag ook of uw accountant dit voor u wil controleren.
Logging
Alle logs worden weggeschreven in uw Magento root directory onder var/log en bevinden zich in 2 bestanden:
- yuki_cron.log
- yuki_mass_import_cron.log
Daarnaast kunt u de status van de imports vinden in de factuur- en creditmemo-grid en bij het openen van de bestelling in de bestellingsgeschiedenis.
